Hướng Dẫn Giấy Tờ, Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch Hàng Trung Quốc Đầy Đủ Nhất

Tìm hiểu giấy tờ, thủ tục nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc giúp doanh nghiệp nhập hàng an toàn, đúng luật, tiết kiệm chi phí.

Trong bối cảnh thị trường ngày càng đề cao sự minh bạch và tuân thủ pháp lý, xu hướng nhập khẩu hàng Trung Quốc theo hình thức chính ngạch đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Hình thức này giúp hạn chế tối đa các rủi ro như tắc biên, mất hàng hoặc bị kiểm tra bất ngờ từ cơ quan chức năng. Nhưng liệu thủ tục nhập khẩu chính ngạch có quá phức tạp? Cần chuẩn bị những hồ sơ gì? Bài viết dưới đây của LATAS sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ những thắc mắc đó.

1. Danh sách giấy tờ cần có trong thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị những loại chứng từ quan trọng sau:

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract):
Đây là văn bản ký kết giữa bên mua và bên bán, thể hiện rõ nội dung giao dịch như thông tin đối tác, chủng loại và số lượng hàng hóa, giá trị hợp đồng, điều kiện giao hàng (FOB, CIF...), thời hạn thanh toán, phương thức vận chuyển, v.v. Đây là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Là chứng từ do bên bán phát hành cho bên mua nhằm ghi nhận giá trị hàng hóa giao dịch. Trong hóa đơn cần thể hiện rõ đơn giá, tổng tiền, điều kiện thanh toán, phương thức giao hàng. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu và VAT.

Phiếu đóng gói (Packing List):
Phiếu này liệt kê chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng từng kiện, tổng trọng lượng, thể tích, quy cách đóng gói… giúp cơ quan hải quan đối chiếu khi kiểm tra thực tế.

Vận đơn (Bill of Lading - B/L):
Là tài liệu vận chuyển do hãng vận tải cấp, xác nhận lô hàng đã được chuyển đi. Vận đơn là căn cứ để nhận hàng, chứa các thông tin quan trọng như cảng đi, cảng đến, người gửi, người nhận, loại hàng, số lượng kiện hàng…

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E):
Đây là chứng từ xác minh quốc gia sản xuất hàng hóa. Nếu có C/O mẫu E từ Trung Quốc, doanh nghiệp có thể được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại giữa ASEAN và Trung Quốc.

Chứng thư kiểm dịch và giấy phép chuyên ngành (nếu có):
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, bạn có thể cần nộp thêm các loại giấy tờ như:

• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) cho hàng nông sản.

• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

• Chứng thư hun trùng đối với gỗ hoặc vật liệu dễ nhiễm khuẩn.

• Giấy kiểm định chất lượng (CA), chứng nhận hợp quy (CQ) cho máy móc, thiết bị.

2. Quy trình tự thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc

Để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hình hàng hóa

Trước khi nhập khẩu, bạn cần xác định rõ mặt hàng của mình thuộc nhóm nào để biết có thể nhập khẩu hay không và cần chuẩn bị những gì:

• Nếu là hàng hóa thông thường, doanh nghiệp có thể tiến hành nhập khẩu ngay mà không cần xin phép.

• Nếu là hàng hóa bị cấm nhập khẩu, tuyệt đối không được đưa vào Việt Nam theo quy định tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

• Nếu hàng thuộc nhóm cần xin giấy phép nhập khẩu, bạn phải chuẩn bị trước giấy phép do Bộ quản lý chuyên ngành cấp (ví dụ: Bộ Y tế, Bộ Công thương).

• Nếu là hàng cần công bố hợp quy, bạn phải thực hiện công bố tại Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.

• Nếu là hàng cần kiểm tra chuyên ngành, bạn cần gửi mẫu đến cơ quan chức năng để kiểm định, phân tích và có văn bản xác nhận trước khi thông quan.

Bước 2: Xác định mã số HS (Harmonized System)

• Việc xác định đúng mã HS là rất quan trọng vì ảnh hưởng đến mức thuế nhập khẩu, chính sách kiểm tra, cũng như xác định có cần kiểm dịch hay không. Mã HS được xác định dựa vào:

• Thành phần cấu tạo của hàng hóa.

• Công dụng chính.

• Quy cách đóng gói, hình dạng vật lý.

• Các tiêu chuẩn kỹ thuật kèm theo (nếu có).

Bước 3: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Sau khi có đủ chứng từ nêu trên, doanh nghiệp cần tập hợp thành bộ hồ sơ hải quan để sẵn sàng khai báo. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ này giúp tránh tình trạng bị phân luồng đỏ hoặc bị yêu cầu bổ sung, sửa chữa nhiều lần.

Bước 4: Khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS/VCIS

Doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo thông tin hàng hóa qua hệ thống điện tử của Tổng cục Hải quan. Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống sẽ phân luồng:

• Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.

• Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và thực tế lô hàng.

Bước 5: Tính toán và nộp các loại thuế

Tùy vào mặt hàng và mã HS, các loại thuế có thể áp dụng bao gồm:

• Thuế nhập khẩu theo biểu thuế MFN hoặc ưu đãi.

• Thuế giá trị gia tăng (VAT) thông thường là 10%.

• Thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với rượu, thuốc lá, xe hơi, v.v.).

• Thuế bảo vệ môi trường (với pin, dầu nhớt...).

• Thuế chống bán phá giá, thuế tự vệ (nếu hàng thuộc diện bị áp dụng).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp thuế trực tiếp hoặc sử dụng hình thức bảo lãnh (với ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng được chấp nhận).

Bước 6: Thông quan và vận chuyển hàng về kho

Sau khi hoàn tất việc nộp thuế, cơ quan hải quan sẽ cấp quyết định thông quan. Doanh nghiệp cần bố trí phương tiện để đưa hàng hóa từ cảng về kho bảo quản, kiểm kê và lưu trữ chứng từ.

3. Một số lưu ý quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

• Toàn bộ thông tin khai báo trên hệ thống điện tử phải trùng khớp tuyệt đối với thông tin trên bộ chứng từ giấy.

• Tránh sai sót nhỏ như sai tên hàng, đơn giá, số lượng, sai mã số HS hoặc nhầm lẫn ngày tháng trên hóa đơn.

• Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ số lượng thực tế, tem nhãn, hạn sử dụng và tình trạng bao bì trước khi ký nhận hàng.

• Đối với các mặt hàng có quy định kiểm tra chuyên ngành, nên chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh hàng bị lưu bãi lâu ngày.

4. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc của LATAS Logistics

Tự nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc nghe có vẻ chủ động và tiết kiệm chi phí nhưng thực tế lại tiềm ẩn không ít rủi ro. Từ việc khai báo sai mã HS dẫn đến truy thu thuế, hồ sơ chứng từ thiếu sót khiến hàng bị giữ tại cửa khẩu, đến những vấn đề về hợp đồng, thanh toán quốc tế, hoặc lỗi vận chuyển do thiếu kinh nghiệm xử lý tất cả đều có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại lớn cả về tài chính lẫn thời gian.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đồng hành đáng tin cậy để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu bài bản, đặc biệt trong trường hợp chưa có đội ngũ chuyên trách, chưa quen thuộc với quy trình, hoặc muốn tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục, thì LATAS Logistics chính là lựa chọn phù hợp.

Lý do bạn nên chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu tại LATAS:

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực ủy thác xuất nhập khẩu, LATAS đã hỗ trợ thành công hàng trăm doanh nghiệp, hộ kinh doanh, từ người mới lần đầu nhập hàng đến các đơn vị lớn. Chúng tôi không chỉ đơn thuần là một đơn vị làm giúp thủ tục, mà là đối tác đồng hành thực sự, hiểu bài toán và đặc thù của từng khách hàng để thiết kế giải pháp riêng biệt, linh hoạt và tối ưu nhất.

Tại LATAS, bạn được cam kết:

• Quy trình rõ ràng, minh bạch: Chuẩn hóa từ tư vấn đến giao hàng, đảm bảo khách hàng dễ hiểu, dễ theo dõi, không phát sinh chi phí ẩn.

• Chứng từ đúng chuẩn, thông quan đúng luật: Không lo hàng bị giữ, truy thu thuế hay sai sót do khai báo.

• Bảo mật tuyệt đối: Tất cả thông tin về đơn hàng, nhà cung cấp và tài chính được giữ kín theo chính sách bảo mật nội bộ nghiêm ngặt.

• Thiết kế gói dịch vụ cá nhân hóa: Mỗi khách hàng có một đầu mối xử lý riêng, theo dõi xuyên suốt toàn bộ quy trình.

• Tư vấn tận tâm, hỗ trợ linh hoạt: Từ bước tư vấn mặt hàng, xử lý hợp đồng, thanh toán quốc tế đến khai báo hải quan và vận chuyển nội địa, tất cả đều được xử lý trọn gói, chuẩn chỉnh và đúng pháp lý.

Chúng tôi hiểu rõ tâm lý lo ngại của khách hàng khi sử dụng dịch vụ ủy thác, đặc biệt là:

• Sợ mất kiểm soát đơn hàng.

• Không nắm được tiến độ.

• Lo phát sinh chi phí không rõ ràng.

• Ngại rủi ro khi để đơn vị khác đứng tên pháp lý.

Chính vì vậy, LATAS xây dựng quy trình minh bạch, có đầy đủ hợp đồng pháp lý, hóa đơn VAT. Mỗi lô hàng đều được theo dõi và cập nhật cho khách hàng từ khi khởi hành cho đến khi giao tận tay khách tại Việt Nam.

Tóm lại, nếu bạn đang muốn nhập hàng Trung Quốc đúng luật, đúng chuẩn, đúng tiến độ, hãy để LATAS lo toàn bộ thủ tục giúp bạn. Bạn chỉ cần gửi yêu cầu, chúng tôi sẽ giúp bạn đưa hàng về kho nhanh chóng, an toàn, kèm hóa đơn VAT đầy đủ để bạn sẵn sàng kinh doanh lâu dài.