Ủy thác xuất nhập khẩu: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp mới và hộ kinh doanh

Bạn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp mới chưa từng làm thủ tục xuất nhập khẩu? Ủy thác là giải pháp an toàn, tiết kiệm và dễ triển khai nhất. Xem ngay quy trình và lưu ý trước khi bắt đầu!

Khi bước vào sân chơi thương mại quốc tế, các thủ tục liên quan đến nhập khẩu, xuất khẩu và hải quan thường khá phức tạp, tốn nhiều thời gian và đòi hỏi phải hiểu rõ quy định pháp lý của từng quốc gia. Việc tự mình xử lý toàn bộ quy trình này không chỉ làm tiêu hao nhiều nguồn lực mà còn tiềm ẩn không ít rủi ro, đặc biệt với các doanh nghiệp mới hay hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Chính vì vậy, ngày càng có nhiều đơn vị lựa chọn ủy thác xuất nhập khẩu như một giải pháp tối ưu để đơn giản hóa thủ tục, giảm thiểu rủi ro và tập trung toàn lực vào phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Trong bài viết này, LATAS Logistics sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn toàn diện về dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, từ cách thức hoạt động, những lợi ích nổi bật đến các điểm cần lưu ý trước khi lựa chọn. Mục tiêu là giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, từ đó đơn giản hóa các thủ tục pháp lý phức tạp trong thương mại quốc tế, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả, an toàn và tuân thủ đúng quy định.

Trước khi đi sâu vào giải pháp, hãy cùng điểm qua một thực tế: nhiều doanh nghiệp mới và hộ kinh doanh khi tự mình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu thường gặp không ít khó khăn và sai sót. Những lỗi này không chỉ làm gián đoạn tiến độ giao hàng mà còn có thể gây thiệt hại về tài chính và uy tín. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất bạn cần tránh nếu đang cân nhắc tự làm.

1. Các lỗi thường gặp khi tự làm thủ tục xuất nhập khẩu

 1.1  Không đủ tư cách pháp nhân nhưng vẫn đứng tên hợp đồng

Một số hộ kinh doanh hoặc cá nhân cố gắng đứng tên trên hợp đồng ngoại thương và tờ khai hải quan, dù không đủ điều kiện pháp lý. Việc này có thể dẫn đến lô hàng bị cơ quan chức năng từ chối xử lý, hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng.

1.2. Thiếu hoặc sai sót trong bộ chứng từ

Do chưa nắm rõ quy định từng loại hàng hóa, nhiều doanh nghiệp mới thường thiếu giấy tờ quan trọng như: hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép nhập khẩu chuyên ngành... hoặc chuẩn bị sai mẫu, sai thông tin. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ, lô hàng có thể bị giữ lại hoặc xử phạt.

1.3. Không nắm rõ quy trình thông quan

Tự làm hồ sơ khai báo hải quan mà không hiểu quy trình xử lý của cơ quan chức năng có thể dẫn đến tình trạng chậm tiến độ, bị kiểm hóa, hoặc phát sinh phí lưu kho, lưu bãi. Nhiều doanh nghiệp lần đầu thường lúng túng trong khâu phối hợp với cảng, kho, forwarder và hải quan.

1.4. Không dự báo đúng chi phí và thời gian

Việc chưa có kinh nghiệm khiến doanh nghiệp đánh giá sai về thời gian vận chuyển, thời điểm nộp hồ sơ, chi phí phát sinh như: phí hải quan, phí kiểm dịch, phí điều chỉnh manifest, phí lưu container, v.v. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kế hoạch giao hàng.

1.5. Không theo sát nhà cung cấp nước ngoài

Dù phía đối tác đã ký hợp đồng, nhiều doanh nghiệp mới không theo sát việc chuẩn bị chứng từ bên nước ngoài. Điều này có thể dẫn đến thiếu vận đơn, invoice không khớp, hoặc chứng từ gửi chậm khiến hàng không thể thông quan đúng thời gian dự kiến.

1. 6. Không kịp xử lý khi phát sinh rủi ro

Gặp tình huống bất thường như sai tên hàng, sai mã HS code, thay đổi lịch tàu, bị kiểm hóa… doanh nghiệp mới thường lúng túng và không biết cách phối hợp với các bên liên quan để xử lý nhanh. Thiếu người có chuyên môn là yếu tố khiến rủi ro nhỏ có thể thành thiệt hại lớn.

Chính vì những rủi ro dễ gặp khi tự làm, đặc biệt với doanh nghiệp mới và hộ kinh doanh mà ủy thác xuất nhập khẩu đang trở thành lựa chọn phổ biến và ngày càng cần thiết. Vậy hình thức này thực chất là gì?Phù hợp với những đối tượng nào và hoạt động ra sao?

2. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Hiểu đơn giản, ủy thác xuất nhập khẩu là việc bạn giao cho một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp đứng tên và thực hiện toàn bộ (hoặc một phần) hoạt động xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Đơn vị được ủy thác sẽ thay bạn xử lý mọi thủ tục từ giấy tờ, khai báo hải quan, vận chuyển, thanh toán quốc tế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp lý.

3. Ai nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu?

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu đặc biệt phù hợp với những người đang bắt đầu làm quen với thị trường quốc tế. Cụ thể là doanh nghiệp mới thành lập và hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Đây là hai nhóm dễ gặp khó khăn nhất khi xử lý thủ tục xuất nhập khẩu do thiếu kinh nghiệm, nhân sự và tư cách pháp lý. 

• Cá nhân và hộ kinh doanh không có pháp nhân

Bạn không có tư cách pháp nhân nên không thể ký hợp đồng ngoại thương hoặc đứng tên trên hồ sơ hải quan? Hãy để công ty ủy thác làm điều đó thay bạn. Họ là người đại diện hợp pháp xử lý toàn bộ thủ tục từ đầu đến cuối.

• Doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm

Các doanh nghiệp nhỏ, mới thường chưa có phòng xuất nhập khẩu riêng hoặc nhân sự đủ chuyên môn. Sử dụng dịch vụ ủy thác sẽ giúp bạn khởi đầu suôn sẻ, tránh sai sót và học hỏi dần quy trình.

• Hàng hóa có yêu cầu đặc biệt

Một số mặt hàng như mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, hàng nông sản... cần giấy phép hoặc quy trình khai báo đặc biệt. Công ty ủy thác có kinh nghiệm sẽ biết cách xử lý nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Khi cần tăng độ tin cậy & bảo vệ quyền lợi

Bạn cần ký hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài nhưng chưa đủ uy tín? Đơn vị ủy thác sẽ đại diện bạn giao dịch minh bạch, giúp tạo dựng niềm tin với đối tác, đồng thời xử lý tranh chấp nếu phát sinh.

4. Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu tại LATAS Logistic

Để giúp khách hàng, đặc biệt là các hộ kinh doanh và doanh nghiệp mới yên tâm sử dụng dịch vụ, quy trình ủy thác của LATAS Logistics được thiết kế đơn giản, rõ ràng, minh bạch theo từng bước cụ thể. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình ủy thác xuất nhập khẩu:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin hàng hóa và nhu cầu từ khách hàng

Khách hàng cung cấp thông tin về loại hàng, số lượng, xuất xứ, nhà cung cấp và các yêu cầu đặc biệt nếu có (ví dụ: cần giấy phép, kiểm định…). Đơn vị ủy thác sẽ tiếp nhận và kiểm tra thông tin ban đầu để lên phương án phù hợp.

Bước 2: Ký hợp đồng ủy thác

Hai bên ký kết hợp đồng ủy thác, trong đó ghi rõ trách nhiệm, quyền lợi, chi phí và điều kiện thực hiện. Hợp đồng giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong toàn bộ quá trình hợp tác.

Bước 3: Thực hiện thanh toán quốc tế

Khách hàng ủy quyền cho đơn vị ủy thác đứng tên chuyển tiền thanh toán đơn hàng theo thỏa thuận với nhà cung cấp nước ngoài. Giao dịch được thực hiện hợp pháp, đúng quy định về quản lý ngoại hối và thanh toán quốc tế.

Bước 4: Đơn vị ủy thác thay mặt khách hàng làm thủ tục XNK

Đơn vị ủy thác tiến hành toàn bộ các thủ tục xuất nhập khẩu như: ký hợp đồng ngoại thương, nhận chứng từ từ nhà cung cấp, khai báo hải quan, xin giấy phép nếu cần, kiểm tra, thông quan… đảm bảo hàng hóa được đưa về đúng quy định, đúng tiến độ.

Bước 5: Giao hàng và xuất hóa đơn cho khách

Sau khi hàng về Việt Nam và hoàn tất thông quan, đơn vị ủy thác sẽ bàn giao hàng cho khách và xuất hóa đơn VAT hợp pháp. Quá trình kết thúc khi khách nhận đủ hàng và chứng từ đầy đủ.

5. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phức tạp và thay đổi nhanh chóng, việc ủy thác xuất nhập khẩu trở thành một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp mới và hộ kinh doanh nhỏ, vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

• Tiết kiệm chi phí

So với việc đầu tư xây dựng một phòng xuất nhập khẩu nội bộ, chi phí cho dịch vụ ủy thác thường thấp hơn nhiều. Bạn không cần tuyển dụng, đào tạo hay duy trì nhân sự chuyên môn, từ đó tối ưu nguồn lực tài chính.

• Đội ngũ chuyên môn cao

Khi sử dụng dịch vụ ủy thác, bạn sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ có kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm thực tế ở tất cả các khâu, từ hồ sơ, hải quan cho đến vận chuyển. Họ nắm rõ quy định chuyên ngành, đảm bảo tiến độ và tính pháp lý cho toàn bộ quá trình.

• Luôn cập nhật pháp lý và kỹ thuật

Đơn vị ủy thác thường xuyên đầu tư vào công nghệ, cập nhật luật lệ thương mại quốc tế mới nhất, và chủ động nâng cao chuyên môn cho đội ngũ. Nhờ đó, bạn luôn được hỗ trợ bởi những giải pháp phù hợp, đúng quy định và tối ưu.

• Tập trung vào công việc chính

Ủy thác giúp bạn giảm tải những phần việc phức tạp để toàn tâm phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường hoặc chăm sóc khách hàng. Nhất là với doanh nghiệp mới hoặc hộ kinh doanh nhỏ, việc "nhẹ gánh vận hành" sẽ tạo điều kiện tập trung vào các mục tiêu quan trọng hơn.

• Dịch vụ linh hoạt, theo nhu cầu

Các gói dịch vụ ủy thác có thể được thiết kế theo đúng yêu cầu thực tế của bạn, từ việc xử lý các đơn hàng ghép cho đến những lô hàng lớn với quy trình đặc biệt. Điều này rất phù hợp với những người chưa có kinh nghiệm hoặc có nhu cầu không cố định.

• Hạn chế rủi ro

Việc tuân thủ quy định, đánh giá rủi ro và xử lý phát sinh là điều không đơn giản với người mới. Đơn vị ủy thác sẽ đồng hành để giúp bạn tránh sai sót về pháp lý, hồ sơ, hoặc chậm trễ thông quan,  những điều có thể gây thiệt hại lớn.

• Nhanh chóng, hiệu quả

Thay vì mất hàng tuần để tìm hiểu từng bước, bạn có thể rút ngắn thời gian xử lý thông qua hệ thống và công cụ mà đơn vị ủy thác đang vận hành sẵn. Tốc độ xử lý nhanh giúp bạn kịp tiến độ kinh doanh và tránh lỡ cơ hội thị trường.

• Minh bạch và đáng tin cậy

Các đơn vị ủy thác uy tín luôn đặt sự minh bạch, chính xác và bảo mật lên hàng đầu. Tất cả giao dịch đều rõ ràng, đúng luật và giúp bạn xây dựng được niềm tin với đối tác quốc tế.

6. Những điều cần lưu ý khi ủy thác xuất nhập khẩu

Dù doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào, việc ủy thác các công đoạn xuất nhập khẩu đều giúp tập trung vào hoạt động cốt lõi thay vì phải "vật lộn" với các vấn đề vận hành và tuân thủ. Dưới đây là 9 lưu ý quan trọng để đảm bảo ủy thác hiệu quả:

• Đảm bảo đơn vị ủy thác hiểu rõ sản phẩm, mã HS và quy cách khai báo hải quan

• Ký kết hợp đồng dịch vụ rõ ràng (Service Level Agreement)

• Xác định phạm vi công việc: chỉ làm chứng từ hay cả logistics?

• Xem xét các loại hàng hóa thuộc diện kiểm soát kép (dual-use) hoặc cần giấy phép đặc biệt

• So sánh chi phí ủy thác với chi phí nội bộ (lương, đào tạo, mặt bằng…) để đánh giá hiệu quả

• Cân nhắc ủy thác luôn cả khâu đóng gói nếu đó là mặt hàng chuyên biệt

• Làm rõ khả năng theo dõi đơn hàng 

• Xây dựng kênh liên lạc riêng (email hoặc số hotline) để chủ động cập nhật tiến độ

• Xem xét đầy đủ các loại bảo hiểm: hàng hóa, trách nhiệm sản phẩm, bảo hiểm mạng (nếu cần)

7. Câu hỏi thường gặp khi lần đầu sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

1. Tôi là hộ kinh doanh, không có tư cách pháp nhân thì có sử dụng được dịch vụ ủy thác không?

→ Hoàn toàn được. Dịch vụ ủy thác được thiết kế để hỗ trợ những cá nhân, hộ kinh doanh chưa thể đứng tên trực tiếp trên hợp đồng ngoại thương và tờ khai hải quan. Đơn vị ủy thác sẽ đại diện bạn thực hiện mọi thủ tục hợp pháp.

2. Tôi cần chuẩn bị những gì khi sử dụng dịch vụ ủy thác?

→ Bạn chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản: loại hàng hóa, nhà cung cấp, điều kiện giao hàng (nếu có), và các yêu cầu đặc biệt (nếu có). Đơn vị ủy thác sẽ hỗ trợ bạn phần còn lại: hồ sơ, thanh toán quốc tế, hải quan, chứng từ...

3. Tôi có cần làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài không?

→ Không bắt buộc. Bạn có thể cung cấp thông tin và thỏa thuận sẵn với nhà cung cấp, đơn vị ủy thác sẽ thay mặt bạn làm việc, xác nhận chứng từ, nhận hàng và hoàn tất mọi thủ tục liên quan.

4. Dùng dịch vụ ủy thác có rủi ro gì không?

→ Nếu chọn đúng đơn vị uy tín, quy trình được thực hiện hợp pháp, có hợp đồng rõ ràng, minh bạch về chi phí và trách nhiệm, thì gần như không có rủi ro đáng lo ngại. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp nước ngoài để tránh các tình huống lừa đảo từ phía đối tác.

5. Tôi có được xuất hóa đơn VAT khi nhận hàng không?

→ Có. Nếu bạn có nhu cầu, đơn vị ủy thác có thể xuất hóa đơn VAT đầy đủ theo giá trị hàng hóa ghi trong hợp đồng ủy thác.

6. Phí dịch vụ ủy thác được tính như thế nào?

→ Phí dịch vụ thường được tính theo phần trăm giá trị lô hàng hoặc mức cố định tùy vào loại hàng và khối lượng công việc. Ngoài ra, bạn sẽ thanh toán các chi phí thực tế phát sinh như thuế nhập khẩu, phí vận chuyển, phí lưu kho (nếu có). Mọi khoản phí đều được báo trước để khách hàng có thể dự trù kinh phí.

7. Tôi có thể theo dõi tiến độ lô hàng không?

→ Có. Đơn vị ủy thác sẽ thường xuyên cập nhật cho bạn về tình trạng xử lý chứng từ, lịch tàu/chuyến bay, thông quan và thời điểm giao hàng dự kiến.

8. Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu của LATAS Logistic

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị đồng hành đáng tin cậy trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt khi còn thiếu kinh nghiệm hoặc chưa có đội ngũ chuyên trách, thì LATAS Logistics chính là lựa chọn phù hợp.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ủy thác xuất nhập khẩu, LATAS đã hỗ trợ thành công hàng trăm doanh nghiệp và hộ kinh doanh, từ những lô hàng đầu tiên cho đến các hoạt động vận hành định kỳ với quy mô lớn. Chúng tôi hiểu rằng mỗi khách hàng có đặc thù riêng về sản phẩm, cách làm việc và mức độ am hiểu quy trình, vì vậy LATAS cam kết thiết kế giải pháp “đo ni đóng giày” cho từng nhu cầu cụ thể.

Điểm khác biệt của LATAS nằm ở chỗ:

• Mọi quy trình được chuẩn hóa, minh bạch, giúp khách hàng không cần lo lắng về việc sai sót hồ sơ, rủi ro pháp lý hay chậm tiến độ.

• Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối, từ hợp đồng, dữ liệu nhà cung cấp cho đến thông tin thanh toán quốc tế.

• Giao tiếp rõ ràng, hỗ trợ nhanh chóng, với đầu mối xử lý riêng cho từng khách hàng, đảm bảo bạn luôn nắm được tiến độ và có thể phản hồi bất kỳ lúc nào.

Chúng tôi cũng thấu hiểu những mối quan ngại phổ biến khi doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ ủy thác như mất kiểm soát, thiếu minh bạch, khó theo dõi tiến trình, hay lo lắng về bảo mật dữ liệu. Đó chính là lý do LATAS xây dựng một quy trình chặt chẽ, hợp đồng rõ ràng và chính sách hỗ trợ toàn diện để bạn an tâm giao hàng, không cần lo lắng về phần còn lại.

Từ bước tư vấn ban đầu, xử lý chứng từ, thanh toán quốc tế, khai báo hải quan, cho đến khi hàng được giao tận nơi và xuất hóa đơn đầy đủ, LATAS đồng hành cùng bạn trên toàn bộ hành trình xuất nhập khẩu, trọn gói, bài bản và đúng luật.

Đừng để thủ tục làm chậm bước phát triển của bạn.

Liên hệ LATAS Logistics ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!

LATAS Logistic - Phòng xuất nhập khẩu thu nhỏ trong doanh nghiệp của bạn.