Thủ Tục Hải Quan Là Gì? Quy Trình Thực Hiện Chi Tiết Từ A - Z

Tìm hiểu thủ tục hải quan là gì và quy trình thực hiện chi tiết từ A - Z. Hướng dẫn đầy đủ giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi, đúng quy định pháp luật.

Thủ tục hải quan là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, quản lý dòng chảy hàng hóa và tối ưu hóa quá trình vận chuyển quốc tế. Nếu bạn đang tìm hiểu về thủ tục hải quan và muốn biết cách thực hiện hiệu quả nhất, bài viết này của LATAS sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A đến Z.

1. Thủ Tục Hải Quan Là Gì?

Thủ tục hải quan là một quy trình hành chính được quy định bởi nhà nước nhằm kiểm soát, giám sát và quản lý việc xuất nhập khẩu hàng hóa qua biên giới. Theo Khoản 23, Điều 4, Luật Hải quan số 54/2014/QH13, thủ tục hải quan bao gồm các bước mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện để đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận tải tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Nói một cách đơn giản, thủ tục hải quan là chuỗi các công việc nhằm đảm bảo hàng hóa được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu một cách hợp pháp. Quy trình này liên quan đến việc kiểm tra hồ sơ, xác định thuế và các khoản phí, giám sát hàng hóa và cuối cùng là cấp phép thông quan.

2. Vai Trò Của Thủ Tục Hải Quan

Thủ tục hải quan giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và thúc đẩy thương mại quốc tế. Cụ thể:

1. Bảo vệ an ninh quốc gia – Ngăn chặn buôn lậu, kiểm soát hàng hóa cấm và bảo vệ môi trường.

2. Thu thuế và phí xuất khẩu – Đóng góp vào ngân sách nhà nước, hỗ trợ phát triển kinh tế.

3. Hỗ trợ doanh nghiệp – Tạo điều kiện thuận lợi cho xuất khẩu, giảm thời gian thông quan.

4. Thống kê và quản lý thương mại – Cung cấp dữ liệu giúp hoạch định chính sách xuất khẩu hiệu quả.

Thủ tục hải quan không chỉ là quy trình bắt buộc mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của hoạt động thương mại quốc tế.

3. Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu Chi Tiết

Bước 1: Xác định loại hàng hóa xuất khẩu

Trước khi thực hiện xuất khẩu bất kỳ mặt hàng nào, doanh nghiệp cần kiểm tra xem sản phẩm có thuộc danh mục hàng cấm xuất khẩu hay không. Việc này nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, trong đó danh mục hàng hóa bị cấm xuất khẩu được nêu trong Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ban hành ngày 15/05/2018.

Hàng hóa xuất khẩu có thể được chia thành các nhóm chính như sau:

• Hàng thương mại thông thường: Đây là nhóm hàng không chịu hạn chế xuất khẩu và quy trình thủ tục khá đơn giản.

• Hàng cấm xuất khẩu: Những mặt hàng thuộc danh mục này không được phép đưa ra thị trường quốc tế.

• Hàng cần xin giấy phép xuất khẩu: Một số loại hàng hóa yêu cầu giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện xuất khẩu, chẳng hạn như dược phẩm, giống cây trồng, động thực vật, khoáng sản, gỗ và sản phẩm từ gỗ, mỹ phẩm, than đá, tài liệu in ấn, ổ đĩa cứng, v.v.

• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Một số mặt hàng xuất khẩu có thể cần kiểm tra chuyên ngành, tuy nhiên, hiện tại chưa có quy định cụ thể về danh mục hàng hóa bắt buộc phải thực hiện việc này.

• Hàng phải chịu thuế xuất khẩu: Đối với các mặt hàng thuộc diện chịu thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế trước khi hàng hóa được thông quan.

• Hàng xuất khẩu theo hạn ngạch: Nhóm hàng này bị giới hạn về số lượng, trọng lượng hoặc giá trị khi đưa ra thị trường nước ngoài.

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là văn bản thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, trong đó quy định các điều khoản liên quan đến giao dịch. Một số nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng gồm:

• Tên hàng hóa

• Số lượng và đơn giá

• Điều kiện giao hàng

• Phương thức thanh toán

• Cách thức đóng gói

• Các điều khoản thỏa thuận khác giữa hai bên

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan và giao dịch quốc tế. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Danh sách đóng gói hàng hóa (Packing List)

• Giấy lưu khoang tàu (Booking Note) – xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển hàng hóa trên tàu

• Phiếu xác nhận container đã hạ cảng

• Các loại giấy phép chuyên ngành (nếu có), tùy thuộc vào loại hàng xuất khẩu

Bước 4: Khai báo và truyền tờ khai hải quan

Dựa trên thông tin từ bộ chứng từ xuất khẩu, nhân viên khai báo hải quan nhập dữ liệu vào hệ thống khai báo điện tử để thực hiện thủ tục khai báo hải quan.

Đối với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, cần thực hiện thêm một số công việc sau:

• Mua chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn,…

• Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan (hệ thống VNACCS)

• Cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUS - Thái Sơn là phần mềm phổ biến)

• Nhập thông tin lô hàng vào phần mềm và thực hiện khai báo tờ khai hải quan

Sau khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp in tờ khai và tiếp tục các thủ tục tiếp theo tại cơ quan hải quan.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ hải quan theo phân luồng

Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động phân loại hồ sơ thành ba luồng:

1. Tờ khai luồng xanh

• Hàng hóa được thông quan ngay mà không cần kiểm tra thực tế.

• Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp một số giấy tờ như:

  • Phiếu xác nhận hạ hàng

  • Mã vạch in từ hệ thống hải quan

  • Biên lai nộp phí hạ tầng (đối với cảng Hải Phòng)

2. Tờ khai luồng vàng

• Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ giấy để hải quan kiểm tra chứng từ theo quy định tại Thông tư 38 (sửa đổi bởi Thông tư 39).

3. Tờ khai luồng đỏ

• Hàng hóa sẽ bị kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và thực tế hàng hóa. Việc kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi hoặc mở container kiểm tra trực tiếp.

• Nếu hàng hóa khớp với hồ sơ, doanh nghiệp sẽ hoàn tất thủ tục tương tự như luồng xanh.

• Nếu phát hiện sai sót nhỏ, doanh nghiệp cần sửa đổi tờ khai. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng có thể bị xử phạt hành chính hoặc cấm xuất khẩu.

Bước 6: Thông quan và hoàn tất thủ tục

Sau khi hải quan chấp nhận thông quan tờ khai, doanh nghiệp cần nộp lại tờ khai kèm theo mã vạch cho hãng tàu. Điều này giúp hãng tàu xác nhận hàng hóa đã thực xuất và hoàn tất nghĩa vụ báo cáo với hải quan giám sát.

4. Thời Gian Hoàn Thành Thủ Tục

Thời gian hoàn tất thủ tục hải quan phụ thuộc vào loại hình hàng hóa và mức độ kiểm tra. Thông thường, đối với các luồng như sau:

• Luồng xanh: 15 - 30 phút.

• Luồng vàng: 2 - 4 giờ.

• Luồng đỏ: 1 - 2 ngày.

• Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành: 1 - 3 ngày.

5. Những lỗi thường gặp trong quá trình khai báo hải quan xuất khẩu

1. Sai sót trong thông tin khai báo trên phần mềm hải quan

Khi sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử, một số thông tin có thể được chỉnh sửa sau khi khai báo, nhưng có những dữ liệu khi đã nhập thì không thể thay đổi hay bổ sung. Nếu gặp phải sai sót trong các mục không thể chỉnh sửa, doanh nghiệp có thể phải khai lại tờ khai mới, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu hàng hóa.

2. Nhầm lẫn mã HS Code của hàng hóa

Việc xác định sai mã HS Code là lỗi phổ biến trong quá trình khai báo hải quan xuất khẩu. Mã HS Code có vai trò quan trọng trong việc xác định thuế suất, chính sách xuất nhập khẩu và các thủ tục liên quan. Nếu mã số này không chính xác, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục hoặc bị xử phạt. Vì vậy, người khai báo cần hiểu rõ quy tắc phân loại HS Code để tránh sai sót đáng tiếc.

3. Thông tin trên chứng từ không khớp nhau

Sai lệch giữa các chứng từ xuất khẩu có thể gây chậm trễ hoặc bị hải quan từ chối thông quan. Các lỗi phổ biến bao gồm sự khác biệt về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, lỗi chính tả hoặc thông tin không trùng khớp giữa các giấy tờ. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên bộ chứng từ và đảm bảo sự thống nhất giữa các tài liệu. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với các bên liên quan để chỉnh sửa kịp thời.

4. Sai sót trong việc kiểm tra và đóng gói hàng hóa

Việc đóng gói hàng hóa không đúng quy định hoặc không đầy đủ thông tin có thể khiến lô hàng bị hải quan giữ lại để kiểm tra. Những yếu tố quan trọng cần lưu ý bao gồm tem nhãn, nguồn gốc xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng, cũng như quy cách đóng gói theo tiêu chuẩn yêu cầu. Để tránh phát sinh vấn đề, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất khẩu nhằm đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.

5. Dịch Vụ Thủ Tục Hải Quan Uy Tín Từ LATAS

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ thủ tục hải quan nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả, Latas chính là giải pháp dành cho bạn. 

Với đội ngũ chuyên viên trên 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Latas cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu của quy trình xuất nhập khẩu, từ tư vấn thủ tục, chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thông quan. 

Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp từ chúng tôi!