Quy trình nhập khẩu đường biển hàng lẻ: Hướng dẫn chi tiết và lưu ý quan trọng

Hướng dẫn chi tiết quy trình nhập khẩu hàng lẻ (LCL) bằng đường biển. Cùng LATAS khám phá các bước thực hiện, chi phí, chứng từ cần thiết và lưu ý để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

Nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển (LCL) là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, việc nhập khẩu cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm vững quy trình. Bài viết này của LATAS sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, chi phí và các lưu ý quan trọng để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

Quy định hàng lẻ (LCL) là gì?

Hàng lẻ (Less than Container Load – LCL) là hình thức vận chuyển khi hàng hóa không đủ để xếp đầy một container và doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí. Trong trường hợp này, hàng hóa từ nhiều khách hàng được ghép chung trong một container để vận chuyển.

Dịch vụ vận chuyển LCL phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc lô hàng có khối lượng hạn chế. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tính pháp lý, quy trình nhập khẩu hàng lẻ cần được thực hiện chặt chẽ.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước 1: Tìm hiểu rõ ràng các thủ tục nhập khẩu

Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định nhập khẩu của Việt Nam và nước xuất khẩu, bao gồm mã HS, giấy phép cần thiết và các hạn chế đối với hàng hóa nhập khẩu. Đây là bước nền tảng để tránh các rủi ro về pháp lý.

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý, năng lực tài chính và các đánh giá từ đối tác khác của nhà cung cấp.

Bước 3: Ký hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại cần ghi rõ các điều khoản như giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện giao nhận (Incoterms) và phương thức thanh toán. Việc chuẩn bị một hợp đồng chặt chẽ sẽ giảm thiểu các tranh chấp có thể xảy ra.

Một số điều kiện Incoterms thường được áp dụng trong quy trình nhập khẩu đường biển hàng lẻ là: EXW, FOB, CFR/CNF và CIF. Dưới đây là các bước cụ thể theo từng điều kiện:

Nhập khẩu theo điều kiện EXW (Ex Works)

• Đặc điểm:
  Người bán bàn giao hàng hóa tại nhà máy hoặc kho của họ, còn người mua chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ quy trình vận chuyển và thủ tục hải quan từ điểm xuất phát.

• Quy trình thực hiện:

  1. Người nhập khẩu cung cấp thông tin chi tiết về người bán cho công ty giao nhận vận chuyển (forwarder). Forwarder sẽ liên hệ với đại lý nước ngoài để sắp xếp thời gian nhận hàng.

  2. Đại lý nước ngoài bố trí xe tải đến nhà máy hoặc kho của người bán để nhận hàng. Sau đó, hàng hóa được chuyển về kho của forwarder và làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

  3. Forwarder gửi bản nháp vận đơn đường biển (Bill of Lading) cho cả người bán và người mua để kiểm tra. Nếu có sai sót, các bên sẽ thực hiện chỉnh sửa trước khi vận đơn chính thức được phát hành sau khi tàu rời cảng.

  4. Khi hàng lên tàu, forwarder cập nhật lịch trình vận chuyển và thông báo ngày dự kiến tàu đến cảng nhập khẩu tại Việt Nam. Trong khi tàu di chuyển, người bán gửi bộ chứng từ (bản mềm qua email) cho người mua để chuẩn bị thủ tục nhập khẩu.

  5. Sau khi hoàn tất các thủ tục tại cảng nhập, forwarder sẽ giao hàng đến địa chỉ của người nhập khẩu theo thỏa thuẩn trước đó và kèm các chứng từ liên quan cho người nhập khẩu.

Nhập khẩu theo điều kiện FOB (Free On Board)

• Đặc điểm:
  Người bán chịu trách nhiệm giao hàng lên tàu tại cảng xuất khẩu và hoàn tất các thủ tục xuất khẩu. Người mua sẽ chịu trách nhiệm mua cước biển và các chi phí phát sinh từ cảng xuất đến điểm đích.

• Quy trình thực hiện:

  1. Người bán chuyển hàng hóa đến cảng xuất khẩu, hoàn tất thủ tục hải quan và xếp hàng lên boong tàu.

  2. Sau khi hàng hóa lên tàu, người bán gửi bộ chứng từ bao gồm hóa đơn thương mại (Invoice), danh sách đóng gói (Packing List), vận đơn đường biển (Bill of Lading) và các chứng từ liên quan (nếu có) cho người mua.

  3. Người mua theo dõi lịch trình tàu và chuẩn bị thủ tục nhập khẩu tại cảng đến.

Nhập khẩu theo điều kiện CFR / CNF (Cost and Freight)

• Đặc điểm:
  Người bán chịu trách nhiệm thuê tàu và chi trả cước phí vận chuyển từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu. Tuy nhiên, người mua chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng tại cảng nhập khẩu và đưa hàng về kho của mình.

• Quy trình thực hiện:

  1. Sau khi giao hàng lên tàu, người bán cung cấp các chứng từ vận chuyển cho người mua để chuẩn bị nhập khẩu.

  2. Người mua kiểm tra kỹ các chứng từ, bao gồm vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, và các chứng từ khác liên quan trước khi hàng đến cảng nhập khẩu.

  3. Người mua chịu trách nhiệm thông quan hàng hóa và vận chuyển về kho của mình.

Nhập khẩu theo điều kiện CIF (Cost, Insurance, Freight)

• Đặc điểm:
  Người bán chịu trách nhiệm chi trả chi phí vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng lên tàu. Phí bảo hiểm thường được tính vào giá trị hàng hóa.

• Quy trình thực hiện:

  1. Người bán thuê tàu vận chuyển hàng hóa và mua bảo hiểm để đảm bảo an toàn cho lô hàng trong quá trình di chuyển.

  2. Người bán gửi bộ chứng từ bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, danh sách đóng gói và giấy chứng nhận bảo hiểm cho người mua.

  3. Khi hàng đến cảng nhập khẩu, người mua thực hiện thông quan và đưa hàng về kho của mình.

Bước 4: Thanh toán quốc tế

Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến bao gồm L/C (Letter of Credit), T/T (Telegraphic Transfer) hoặc D/P (Documents against Payment). Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp để đảm bảo giao dịch an toàn và minh bạch.

Bước 5: Đóng gói và vận chuyển

Nhà cung cấp đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế nhằm đảm bảo hàng không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sau đó, hàng được gửi đến cảng để tiến hành các bước vận chuyển đường biển.

Bước 6: Khai báo hải quan

Doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ khai báo hải quan, chuẩn bị các giấy tờ như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và thông tin xác nhận trọng lượng (VGM). Quy trình này cần được thực hiện kỹ lưỡng để tránh chậm trễ.

Bước 7: Nhận hàng tại cảng

Khi hàng hóa đến cảng nhập khẩu, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra tình trạng lô hàng, hoàn thành thủ tục nhận hàng và thanh toán các khoản phí phát sinh tại cảng.

Bước 8: Vận chuyển nội địa

Hàng hóa sau khi thông quan sẽ được vận chuyển từ cảng đến kho hoặc địa điểm của khách hàng. Đảm bảo quy trình giao nhận nhanh chóng giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí.

Những lưu ý cần nắm rõ để tránh rủi ro nhập khẩu

1. Kiểm tra kỹ hợp đồng thương mại: Đảm bảo rằng mọi điều khoản trong hợp đồng đều rõ ràng và chi tiết, đặc biệt là các điều kiện giao nhận và trách nhiệm của từng bên.

2. Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn: Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp để giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

3. Tuân thủ quy định hải quan: Kiểm tra kỹ các chứng từ cần thiết để đảm bảo lô hàng không bị giữ lại tại cảng.

4. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín: Một đơn vị vận chuyển giàu kinh nghiệm sẽ giúp đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn và đúng hẹn.

5. Dự phòng chi phí phát sinh: Luôn tính toán và chuẩn bị ngân sách cho các chi phí không mong muốn như phí lưu kho, phí CIC hoặc phí xử lý tại cảng.

Các loại chi phí khi nhập khẩu hàng LCL bằng đường biển

Nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển thường sẽ bao gồm các chi phí sau:

Một số phụ phí có thể phát sinh trong quá trình nhập khẩu

• Phí cầu cảng (THC): Khoản phí dành cho việc vận chuyển container từ bãi lên tàu (hàng xuất khẩu) hoặc từ tàu xuống bãi (hàng nhập khẩu).

• Phí lệnh giao hàng (D/O): Chi phí để nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu, thường phải nộp B/L gốc và hoàn thành các khoản phí liên quan.

• Phí xếp dỡ tại kho (CFS): Chi phí sử dụng kho CFS, nơi xử lý hàng hóa xuất/nhập khẩu dạng LCL.

• Phí mất cân bằng container (CIC): Phát sinh do sự chênh lệch số lượng container nhập và xuất tại các khu vực.

• Phí đại lý (Handling Charge): Khoản phí để bù đắp chi phí quản lý và xử lý hàng hóa tại cảng.

Chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ nhập khẩu đường biển hàng lẻ

Các chứng từ cần thiết bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại

2. Vận đơn (Bill of Lading - B/L)

3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

4. Packing List

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form)

Ngoài những chứng từ cơ bản trên, tùy thuộc vào loại hàng hóa còn có thể có một số chứng từ khác trong bộ chứng từ nhập khẩu đường biển: 

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

• Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit)

• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Các chứng từ này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh việc thông quan bị trì hoãn, gây phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Tại sao nên chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng lẻ đường biển của LATAS?

Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, LATAS Logistics là đối tác đáng tin cậy, luôn hiểu rõ đối tác cần gì, gặp khó khăn gì để mang đến giải pháp tối ưu nhất, giúp đối tác tiết kiệm chi phí và tối đa hóa hợi nhuận kinh doanh.

Dịch vụ nhập khẩu đường biển của LATAS sẽ mang lại những lợi ích thiết thực nhất cho đối tác: 

• Tiết kiệm chi phí tối ưu: LATAS hợp tác với mạng lưới đối tác quốc tế mạnh mẽ, giúp tối ưu hóa các chi phí vận chuyển và phụ phí, mang lại lợi ích kinh tế rõ rệt cho khách hàng. Với quy trình tinh gọn, chúng tôi đảm bảo chi phí hợp lý nhất mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ cao.

• Quy trình minh bạch, rõ ràng: LATAS cam kết minh bạch trong mọi giai đoạn của quy trình, từ khi nhận hàng, thông quan đến giao hàng cuối cùng và thanh toán. Khách hàng sẽ luôn được cập nhật chi tiết về trạng thái và tiến độ vận chuyển.

• Hỗ trợ chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm của LATAS không chỉ am hiểu về quy trình logistics mà còn nắm vững các quy định pháp lý và thủ tục hải quan. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

• Dịch vụ trọn gói, toàn diện: LATAS cung cấp dịch vụ trọn gói từ A đến Z, bao gồm đóng gói hàng hóa, vận chuyển quốc tế, làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa. Chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi khâu, giúp bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

• Đảm bảo thời gian và an toàn: Với hệ thống quản lý vận hành chuyên nghiệp, LATAS luôn đảm bảo giao hàng đúng hẹn và bảo vệ hàng hóa an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.

Hãy liên hệ ngay với LATAS Logistics để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dịch vụ nhập khẩu hàng lẻ đường biển chuyên nghiệp, hiệu quả nhất!

HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI TRỞ THÀNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU THU NHỎ TRONG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN!