Nhập khẩu đường biển - Quy trình, chi phí và những rủi ro cần biết

Tìm hiểu quy trình, bộ chứng từ nhập khẩu đường biển, các loại phí và những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải!

Với ưu thế về chi phí, khả năng vận chuyển khối lượng lớn và phạm vi hoạt động rộng, nhập khẩu đường biển đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong hoạt động thương mại quốc tế. 

Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu này không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ về các bên tham gia, quy trình thực hiện, bộ chứng từ cần thiết, các loại chi phí cũng như rủi ro có thể gặp phải. 

Bài viết này của LATAS sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về nhập khẩu đường biển, giúp doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng và giảm thiểu rủi ro.

1. Các đối tượng tham gia nhập khẩu đường biển

Trong quy trình nhập khẩu đường biển, có nhiều bên tham gia để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là đối tượng tham gia chính trong quá trình nhập khẩu đường biển:

• Nhà xuất khẩu: Bên cung cấp hàng hóa cho bên nhập khẩu, đóng gói và chuẩn bị hàng hóa để giao.

• Người nhập khẩu: Bên mua hàng, đại diện để nhận và thanh toán các chi phí cho nhà cung cấp.

• Hãng tàu: Công ty vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu.

• Cơ quan hải quan: Quản lý việc kiểm tra, thông quan hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các quy định nhà nước.

• Cơ quan hậu cần: Ví dụ như cảng, nơi hỗ trợ bảo quản hàng hóa, di chuyển hàng hóa tạm thời khi tàu mới cập cảng.

• Ngân hàng: Thực hiện việc thanh toán quốc tế giữa người nhập khẩu và nhà xuất khẩu.

• Các công ty logistics: Nếu doanh nghiệp chưa đủ kinh nghiệm, muốn thuê dịch vụ logistics bên ngoài để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

• Các cơ quan tác vụ liên quan khác: Ví dụ như những mặt hàng cần làm kiểm định, cấp phép cho sản phẩm,...

Ngoài các bên trên, trong một số trường hợp đặc biệt, các công ty bảo hiểm cũng tham gia để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt, khi nhập khẩu đường biển theo giá EXW, FCA, FOB, CNF, CIF, DDA, DDP, DDU,...)các bên cần có trách nhiệm rõ ràng trong từng khâu của quy trình.

2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu đường biển gồm nhiều bước từ việc tìm kiếm nhà cung cấp đến giao nhận hàng hóa. Dưới đây là quy trình nhập khẩu đường biển hàng FCL/ LCL chung: 

Bước 1: Tìm hiểu rõ ràng các thủ tục nhập khẩu:

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm để cả quá trình nhập khẩu đường biển diễn ra suôn sẻ là tìm hiểu kĩ càng về các thủ tục nhập khẩu. Tìm hiểu xem hàng hóa cần nhập có cần bất kỳ giấy phép hoặc giấy phép đặc biệt nào không. Tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu để thực hiện nghĩa vụ đóng thuế đầy đủ và chính xác. Điều này sẽ giúp tránh chậm trễ thời gian nhận hàng do sai sót chứng từ và phát sinh chi phí không cần thiết.

Nếu tự tìm kiếm thông tin trên Google không thể đảm bảo đầy đủ, doanh nghiệp có thể liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ logistics hoặc các công ty luật để được tư vấn thủ tục chính xác.

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp: Xác định đơn vị cung cấp uy tín qua giới thiệu, phản hồi trên các hội nhóm thương mại hoặc tìm tại các nền tảng thương mại điện tử lớn. Sau đó thỏa thuận các điều khoản thương mại. Điều này rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng tiêu chuẩn và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 3: Ký hợp đồng thương mại: Hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua bán, trong đó xác định rõ các điều khoản về giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên và điều kiện thanh toán. Hợp đồng mua bán có thể áp dụng theo các điều kiện như EXW, FCA, FOB, CIF, v.v.

Ví dụ hợp đồng thương mại ký term CFR, các bước tiếp sẽ như sau:

Bước 4: Thanh toán quốc tế: Người nhập khẩu sử dụng ngân hàng để chuyển tiền cho nhà cung cấp. Các hình thức thanh toán phổ biến bao gồm L/C (Letter of Credit), T/T (Telegraphic Transfer) hoặc D/P (Documents against Payment).

Bước 5: Đóng gói và vận chuyển: Nhà cung cấp đóng gói hàng và giao cho hãng tàu để vận chuyển. Quy trình đóng gói cần tuân thủ các yêu cầu về bảo quản và an toàn hàng hóa, đặc biệt là với những loại hàng hóa dễ hỏng hoặc cần điều kiện vận chuyển đặc biệt.

Bước 6: Khai báo hải quan: Forwarder thực hiện khai báo hải quan tại cảng nhập. Đây là bước quan trọng để hàng hóa có thể được thông quan và nhập khẩu vào quốc gia một cách hợp pháp. Quy trình nhập khẩu đường biển hàng FCL/LCL đòi hỏi phải cung cấp đầy đủ thông tin và chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Bước 7: Nhận hàng tại cảng: Sau khi hàng được thông quan, người nhập khẩu nhận hàng tại cảng. Trong trường hợp hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc CNF, người nhập khẩu cần kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa ngay khi nhận được để đảm bảo không có sự hư hỏng hay thất lạc.

Bước 8: Vận chuyển nội địa: Forwarder tổ chức vận chuyển hàng đến kho của người nhập khẩu. Có thể sử dụng các phương tiện như xe tải, container để đưa hàng về kho một cách an toàn và nhanh chóng.

Quy trình nhập khẩu đường biển hàng nguyên container (FCL) và quy trình nhập khẩu đường biển hàng lẻ (LCL) có sự khác biệt nhất định, chủ yếu ở việc đóng gói và quản lý hàng hóa. Đối với hàng FCL, toàn bộ container thuộc sở hữu của một người nhập khẩu, trong khi với hàng LCL, container được chia sẻ giữa nhiều người nhập khẩu khác nhau.

3. Bộ chứng từ nhập khẩu đường biển

Trong quy trình nhập khẩu đường biển, bộ chứng từ nhập khẩu đường biển là yếu tố cần thiết để đảm bảo việc thông quan và nhận hàng diễn ra suôn sẻ. Các chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng thương mại: Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa người mua (buyer/importer) và người bán (seller/exporter), trong đó có quy định rõ ràng để thông tin hàng hóa, trách nhiệm của hai bên. Đây là tài liệu pháp lý cơ bản nhưng quan trọng nhất, làm nền tảng cho mọi chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

• Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Chứng từ quan trọng nhất, chứng minh việc giao hàng và quyền sở hữu hàng hóa.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thông tin về giá trị hàng hóa, giúp xác định giá trị tính thuế và thanh toán.

• Packing List: Chi tiết về quy cách đóng gói hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa.

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form): Chứng từ để cơ quan hải quan kiểm tra và thông quan hàng hóa.

Ngoài những chứng từ cơ bản trên, tùy thuộc vào loại hàng hóa còn có thể có một số chứng từ khác trong bộ chứng từ nhập khẩu đường biển: 

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):  Đây là một loại hóa đơn sơ bộ được bên bán gửi cho bên mua trước khi thực hiện giao dịch chính thức để bên mua tham khảo, xác nhận thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, điều kiện giao hàng và thanh toán.

• Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit): Là một công cụ tài chính được ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua nhằm cam kết thanh toán cho người bán một khoản tiền nhất định với điều kiện là người bán phải cung cấp đầy đủ và chính xác các chứng từ quy định trong tín dụng thư.

• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Đây là tài liệu do công ty bảo hiểm phát hành, xác nhận người bán hoặc người mua đã mua bảo hiểm cho lô hàng và bảo đảm các quyền lợi của họ trong trường hợp hàng hóa gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển.

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): C/O là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền (ở đây thường là phòng thương mại hoặc cơ quan nhà nước) phát hành nhằm xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia cụ thể. Hàng hóa có C/O trong một số trường hợp sẽ nhận được các ưu đãi về thuế.

• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Đây là chứng từ do cơ quan kiểm dịch của quốc gia xuất khẩu cấp để xác nhận rằng lô hàng, thường là hàng nông sản, thực phẩm, đã được kiểm dịch nên không mang theo bất kỳ dịch bệnh, sâu bệnh hoặc nguy cơ gây hại nào.

Các chứng từ này cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh việc thông quan bị trì hoãn, gây phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

4. Các loại phí khi nhập khẩu đường biển

Khi nhập khẩu đường biển, có nhiều loại phí mà doanh nghiệp cần chi trả. Dưới đây là các loại phí thường gặp trong quá trình nhập khẩu đường biển:

• Phí vận chuyển biển: Phí trả cho hãng tàu để vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu. Phí này có thể thay đổi tùy vào khoảng cách, loại hàng hóa và điều kiện thị trường.

• Phí bốc xếp (Handling Fee): Phí cho các dịch vụ bốc xếp hàng tại cảng, bao gồm việc dỡ hàng từ tàu và đưa vào kho bãi.

• Phí kho bãi (Storage Fee): Phí lưu trữ hàng tại cảng trong thời gian thủ tục thông quan. Nếu hàng không được thông quan đúng thời gian quy định, phí này có thể tăng lên đáng kể.

• Phí khai báo hải quan (Customs Declaration Fee): Phí cho việc khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan. Forwarder thường hỗ trợ người nhập khẩu thực hiện bước này để đảm bảo chính xác và nhanh chóng.

• Bảo hiểm vận chuyển (Insurance Fee): Chi phí cho bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây là loại phí quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp khi hàng hóa gặp sự cố như cháy nổ, hỏng hóc hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển.

• Phí chứng từ (Documentation Fee): Phí liên quan đến việc chuẩn bị các chứng từ nhập khẩu, bao gồm phí in ấn và phí dịch vụ của forwarder.

• Phí CIC (Container Imbalance Charge): Phí cân đối container, áp dụng khi hãng tàu gặp tình trạng thiếu hụt container rỗng tại một số khu vực.

5. Những rủi ro có thể gặp phải khi nhập khẩu

Nhập khẩu đường biển tiềm ẩn nhiều rủi ro mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rủi ro do hàng hóa hỏng hóc: Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị hỏng hóc do va đập hoặc điều kiện thời tiết xấu. Đặc biệt, với những hàng hóa dễ vỡ hoặc cần bảo quản đặc biệt, việc đóng gói không đúng cách có thể gây hư hỏng nghiêm trọng.

• Rủi ro thất lạc hàng hóa: Hàng hóa có thể bị thất lạc do sai sót trong quy trình vận chuyển hoặc bốc xếp. Việc thất lạc có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu tổn thất lớn hoặc không thực hiện đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

• Rủi ro do thay đổi quy định hải quan: Quy định hải quan có thể thay đổi, dẫn đến việc trì hoãn quá trình thông quan hàng hóa. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng và có thể gây ra các chi phí phát sinh.

• Rủi ro chi phí phát sinh: Các chi phí như lưu bãi, bốc xếp phát sinh do quá trình thực hiện thủ tục bị kéo dài. Ngoài ra, nếu các chứng từ không đầy đủ hoặc không chính xác, có thể bị phạt và mất thời gian để điều chỉnh.

• Rủi ro từ việc không hiểu rõ Incoterms: Các điều kiện giao hàng như EXW, FOB, CIF... quy định trách nhiệm của các bên, nếu không hiểu rõ và áp dụng không đúng, có thể dẫn đến tranh chấp và rủi ro pháp lý.

• Rủi ro an ninh hàng hóa: Trong quá trình vận chuyển đường biển, hàng hóa có thể gặp phải rủi ro do cướp biển hoặc các sự cố an ninh khác. Điều này đòi hỏi phải có kế hoạch bảo hiểm phù hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

• Rủi ro quên dán nhãn sản phẩm: Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định sửa đổi bổ sung số 111/2021/NĐ-CP, hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam, yêu cầu bắt buộc dán nhãn nhập khẩu.

Nhập khẩu đường biển là một quy trình phức tạp và yêu cầu nhiều bên tham gia, cũng như bộ chứng từ đầy đủ. Việc hiểu rõ quy trình, các loại phí và rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn và giảm thiểu những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình nhập khẩu. Ngoài ra, việc lựa chọn một đối tác logistics đáng tin cậy cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, tiết kiệm chi phí và an toàn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ nhập khẩu đường biển uy tín, hãy liên hệ với LATAS để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi cam kết mang lại cho bạn giải pháp logistics toàn diện, giúp bạn tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI TRỞ THÀNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU THU NHỎ TRONG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN!