Manifest là gì? Hướng dẫn các bước khai Manifest

Tìm hiểu chi tiết về manifest là gì, vai trò trong xuất nhập khẩu, các bước khai manifest chính xác và hiệu quả cùng LATAS.

Trong ngành xuất nhập khẩu và logistics, thuật ngữ "Manifest" xuất hiện thường xuyên và đóng vai trò không thể thiếu. Vậy manifest là gì, tại sao nó quan trọng, và làm thế nào để khai báo manifest một cách chính xác? Bài viết dưới đây của LATAS sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, chức năng, các bước thực hiện và những lưu ý cần thiết khi làm manifest, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số khi e-Manifest đang dần trở thành xu hướng.

1. Manifest là gì?

Manifest, hay còn gọi là bản kê khai hàng hóa, là một tài liệu chứa thông tin chi tiết về các lô hàng được vận chuyển trên các phương tiện như tàu biển, máy bay, xe tải hoặc tàu hỏa.

Đây là tài liệu bắt buộc trong lĩnh vực vận tải và xuất nhập khẩu, giúp cơ quan hải quan và các bên liên quan kiểm tra, quản lý, cũng như giám sát hàng hóa một cách hiệu quả.

Tài liệu này cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về lô hàng để hỗ trợ trong việc quản lý và kiểm soát, bao gồm:

• Thông tin người gửi hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee): Bao gồm tên, địa chỉ cụ thể, và số điện thoại liên hệ.

• Thông tin về cảng xuất hàng (POL - Port of Loading) và cảng nhập hàng (POD - Port of Discharge): Ghi rõ tên cảng và mã cảng tương ứng.

• Thông tin phương tiện vận chuyển: Gồm tên tàu, số hiệu chuyến bay, số container, và số seal niêm phong.

• Thông tin chi tiết về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, loại bao bì, mã HS (Harmonized System), xuất xứ, giá trị hàng hóa, và các thông tin liên quan khác.

Tài liệu này là công cụ quan trọng trong quy trình vận tải và xuất nhập khẩu, giúp các bên liên quan dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin khi cần.

Hiện nay, việc khai báo manifest điện tử (e-Manifest) ngày càng phổ biến, tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu lỗi sai và tiết kiệm thời gian.

2. Tầm quan trọng của Manifest trong xuất nhập khẩu

2.1. Quản lý hàng hóa

Manifest đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát và theo dõi hàng hóa trên hành trình vận chuyển.

• Đảm bảo hàng hóa đúng người, đúng nơi nhận.

• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, như hư hỏng hoặc thất lạc.

2.2. Tuân thủ quy định pháp luật

Manifest là tài liệu pháp lý được cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra trước khi hàng hóa được thông quan. Các thông tin trong manifest cần chính xác và đầy đủ để tránh bị xử phạt hoặc trì hoãn.

2.3. Tăng hiệu quả logistics

Manifest giúp các bên liên quan, từ người gửi, người vận chuyển đến cơ quan hải quan, phối hợp nhịp nhàng hơn trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

3. Các loại Manifest phổ biến

Manifest có thể được phân chia thành nhiều loại tùy theo các tiêu chí như phương thức vận chuyển, luồng hàng hóa, hoặc đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các phân loại chính:

Dựa trên phương thức vận chuyển:

• Sea manifest (kê khai hàng hóa đường biển): Áp dụng cho các lô hàng được vận chuyển bằng tàu biển.

• Air manifest (kê khai hàng hóa đường hàng không): Sử dụng cho hàng hóa vận chuyển qua đường hàng không bằng máy bay.

• Rail manifest (kê khai hàng hóa đường sắt): Phục vụ việc quản lý hàng hóa được vận chuyển bằng tàu hỏa.

• Road manifest (kê khai hàng hóa đường bộ): Dành cho hàng hóa di chuyển bằng phương tiện đường bộ như xe tải.

Dựa trên luồng hàng hóa:

• Inward manifest (kê khai hàng hóa nhập khẩu): Dành cho hàng hóa nhập vào một quốc gia, hỗ trợ quá trình kiểm tra và thông quan.

• Outward manifest (kê khai hàng hóa xuất khẩu): Dùng cho hàng hóa rời khỏi quốc gia, đảm bảo việc quản lý xuất khẩu chính xác.

Dựa trên đơn vị vận chuyển:

• Vessel manifest (kê khai hàng hóa trên tàu): Liệt kê toàn bộ hàng hóa có mặt trên một chuyến tàu biển.

• Container manifest (kê khai hàng hóa trong container): Ghi rõ chi tiết về các loại hàng hóa nằm trong một container cụ thể.

4. Quy trình khai báo Manifest: Hướng dẫn chi tiết

4.1. Thu thập thông tin

Trước khi khai báo manifest, bạn cần chuẩn bị các thông tin:

• Thông tin về người gửi và người nhận hàng.

• Danh mục hàng hóa chi tiết: Loại hàng, số lượng, trọng lượng.

• Thông tin phương tiện vận chuyển.

4.2. Truy cập hệ thống khai báo

Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường sử dụng hệ thống điện tử của hải quan hoặc phần mềm chuyên dụng để thực hiện khai báo. Hiện nay, các doanh nghiệp thực hiện khai báo e-Manifest thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ: https://vnsw.gov.vn. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng cần tải file mẫu Excel từ hệ thống và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.

4.3. Điền thông tin manifest

Lưu ý quan trọng khi sử dụng file Excel:

• Không được thay đổi tên các sheet (bảng tính) trong file Excel.

• Không xóa file gốc hoặc sửa đổi các ô đã được thiết lập sẵn.

• Cần đảm bảo các thông tin được nhập chính xác và đúng định dạng để tránh lỗi khi nộp hồ sơ.

Các mục chính trong file Excel và chức năng cụ thể:

1. Declaration List:
   Đây là bảng dữ liệu chuẩn của hệ thống, người dùng tuyệt đối không được xóa, chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung trong mục này.

2. House Bill of Lading:
   Bảng khai báo vận đơn gom hàng, thường được các đơn vị giao nhận (Forwarder) sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa.

3. Goods Declaration:
   Dùng để nhập thông tin khai báo hàng hóa cụ thể trong lô hàng.

4. General Declaration:
   Mục này được sử dụng để khai báo thông tin bản kê khai chung cho toàn bộ lô hàng.

5. Passenger List:
   Phần này được dùng để nhập danh sách hành khách (áp dụng cho phương tiện vận chuyển hành khách).

6. Empty Container:
   Dùng để khai báo danh sách các container rỗng trong chuyến vận chuyển.

7. Crew List:
   Phần này dành cho việc khai báo danh sách thuyền viên hoặc phi hành đoàn đi cùng phương tiện vận chuyển.

8. Dangerous Goods Manifest:
   Đây là mục dành riêng cho việc khai báo các mặt hàng nằm trong danh mục hàng hóa nguy hiểm theo quy định.

4.4. Gửi manifest

Sau khi hoàn thành, bạn gửi manifest cho cơ quan hải quan để họ xác nhận và đối chiếu.

4.5. Sửa đổi thông tin (nếu cần)

Trong quá trình khai báo manifest, đôi khi khó tránh khỏi các lỗi cần điều chỉnh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện việc chỉnh sửa manifest:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia

Người khai báo đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ: https://vnsw.gov.vn.

Bước 2: Cập nhật thông tin mới và gửi yêu cầu chỉnh sửa

• Thực hiện chỉnh sửa thông tin trên bản khai manifest theo dữ liệu mới nhất.

• Truy cập vào hồ sơ đã khai báo trước đó của lô hàng cần điều chỉnh.

• Sau khi hoàn tất cập nhật, chọn “Yêu cầu chỉnh sửa” và gửi hồ sơ lên hệ thống.

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ cần thiết

Người khai báo cần chuẩn bị các tài liệu sau để nộp cho cơ quan Hải quan:

• Công văn yêu cầu chỉnh sửa manifest: Nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi.

• Email từ đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh sửa: Là bằng chứng hỗ trợ yêu cầu chỉnh sửa manifest.

• HBL (House Bill of Lading): Vận đơn gom hàng của lô hàng.

• MBL (Master Bill of Lading): Vận đơn chủ cho lô hàng.

Bước 4: Chờ phê duyệt từ cơ quan Hải quan

Khi cơ quan Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa, quy trình điều chỉnh manifest sẽ được hoàn tất.

Quá trình điều chỉnh manifest thường tốn thời gian và công sức, nên cần hạn chế tối đa các lỗi trong quá trình khai báo ban đầu.

5. Lợi ích khi sử dụng e-Manifest

• Tăng tốc độ xử lý: Việc khai báo trực tuyến giúp rút ngắn thời gian xử lý từ nhiều giờ xuống chỉ còn vài phút.

• Giảm thiểu lỗi sai: E-Manifest sử dụng công nghệ tự động hóa để loại bỏ các sai sót do nhập liệu.

• Hạn chế rủi ro pháp lý: Các hệ thống điện tử thường có chức năng kiểm tra thông tin trước khi gửi, đảm bảo tuân thủ các quy định của cơ quan chức năng.

• Tiết kiệm chi phí: E-Manifest giúp giảm thiểu chi phí in ấn, nhân lực và xử lý lỗi, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.

6. Lưu ý khi khai báo Manifest

• Đảm bảo tính chính xác: Mọi sai sót trong manifest có thể dẫn đến các hình phạt hành chính hoặc thậm chí bị giữ hàng.

• Thực hiện khai báo đúng thời hạn: Mỗi quốc gia có quy định riêng về thời hạn nộp manifest. Bạn cần tuân thủ đúng quy định để tránh bị phạt.

• Sử dụng đúng mã HS: Mã HS là mã số phân loại hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS). Việc sử dụng đúng mã HS sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và tránh những tranh chấp không đáng có.

7. Các câu hỏi thường gặp về manifest

1. Manifest có bắt buộc không?

Có, manifest là tài liệu bắt buộc trong vận chuyển hàng hóa quốc tế. Theo quy định của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều phải có manifest để đảm bảo việc quản lý và kiểm soát hàng hóa được thực hiện đúng quy trình.

2. Khi nào cần khai báo manifest?

Thời điểm khai báo manifest phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia và loại phương tiện vận chuyển. Thông thường:

• Manifest cần được nộp trước khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải (tàu, máy bay).

• Trong một số trường hợp, manifest phải được khai báo trước khi hàng hóa đến cảng hoặc sân bay đích.

3. Ai chịu trách nhiệm khai báo manifest?

Trách nhiệm khai báo manifest thường do:

• Hãng tàu hoặc hãng vận tải.

• Đại lý giao nhận vận tải (Forwarder).
  Ngoài ra, người gửi hàng cũng phải cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin liên quan đến hàng hóa để hỗ trợ quá trình khai báo được thực hiện chính xác.

4. Manifest có giá trị pháp lý không?

Có, manifest là tài liệu pháp lý quan trọng, được sử dụng làm bằng chứng về hàng hóa đã được vận chuyển. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến hàng hóa, như mất mát, hư hỏng hoặc chậm trễ, manifest sẽ đóng vai trò làm cơ sở pháp lý để giải quyết vấn đề.

Manifest là một phần không thể thiếu trong quy trình vận tải và xuất nhập khẩu. Việc hiểu và thực hiện khai báo manifest đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí, thời gian, và nguồn lực.

Trong thời đại số hóa, manifest điện tử (e-Manifest) đang trở thành xu hướng tất yếu, mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Hãy trang bị kiến thức về manifest để nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt các yêu cầu trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ trong việc khai báo manifest, hãy liên hệ ngay với LATAS. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, LATAS cam kết đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển và khai báo hải quan, đảm bảo hàng hóa của bạn luôn được xử lý nhanh chóng và chính xác.

HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI TRỞ THÀNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU THU NHỎ TRONG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN!